要約 PDF・Google ドキュメント・Google スプレッドシートを Gemini に渡したとき、読めた範囲は同じ文面で番号ごとに書き出させて数えると分かります。ドライブから付けて返事が来ないときの対処も載せます。貼るだけの文面もあります。
資料の形式で渡す入口が2つあります
規程や手順書を Gemini に読ませるとき、つまずく点が2つあります。資料の一部が読まれていなくても、返ってきた文章だけでは気づけないこと。資料にない答えを作っていても、もっともらしくて見分けにくいことです。
使うのは Gemini アプリ（gemini.google.com）のチャット画面です。入力欄の左の「+」を押すと入口が並びます。パソコンにある PDF は「ファイルをアップロード」、ドライブにある Google ドキュメントと Google スプレッドシートは「ドライブから追加」から付けます。ドライブから付けるには、公式の案内では「アクティビティの保存」をオンにして Google Workspace を接続します。「ドライブから追加」は「ファイルの選択」の画面が開き、最近・マイドライブ・共有ドライブ・検索から選べます。
b-jam は Google Workspace の Business Standard で試しました。この記事は PDF をパソコンから付ける方法とドキュメントとスプレッドシートをドライブから付ける方法の範囲です。ドライブに置いた PDF を付ける方法は確かめていません。
同じ文面で番号ごとに書き出させ項目数を数えましょう
資料の中身が分かっていないと、読めたかどうかは数えられません。最初は項目数と中身が自分で分かる架空の資料で試してください。b-jam は架空の会社の「入社1か月目の社内ルール」を20項目で作りました。1ページ目に1〜10、2ページ目に11〜20を置き、16〜20は表にしました。スプレッドシートには同じ中身を1〜15と16〜20の2枚のシートに分けました。
付けた資料の後に次の文面を貼ります。形式を変えるときは新しいチャットで送ります。
添付した資料に書かれている決まりを、番号（1〜20）ごとに1行で書き出してください。
・数字、期限、場所は省かずに書いてください。
・資料に書かれていないことは足さないでください。
・最後に、資料に「社員食堂の営業時間」が書かれているかを答えてください。最後の1行は資料にない項目をわざと聞いて作らず「記載なし」と答えるかを見るためのものです。項目数が違うときは「1〜20」を自分の項目数に替え、番号が無い資料は先に項目を数えて控えます。自分の資料に置き換えるときは、資料に書いていない項目を1つ選んで差し替えます。実際の社内規程を入れる前に、自社の決まりで AI に入れてよい資料かを確かめてください。
出た行を元の資料と照らして読めた範囲を数えましょう
出た20行を元の資料の項目と1行ずつ並べます。数字・期限・場所が1つでも違えば、その行は読めていません。次の3か所を別に見ます。
- 2ページ目の行（11〜20）が出ているか
- 表の行（16〜20）が出ているか
- スプレッドシートなら、2枚目のシートの行が出ているか
出力の形は違うことがあります。例：各行に出典のチップが付く、スプレッドシートでは「コードを表示」のボタンが付き、2枚目のシートの行が「研修期間：入社から3か月…」のような「項目：決まり」の形に直ることがあります。資料の言い回しと違う形になるので、数字と期限を中心に見ます。
資料に今は廃止した決まりが書いてあるなら、その行が「廃止」と読めているかも見ます。
b-jam が合成の資料で試した範囲では、3形式とも20項目をすべて読めた組み合わせがあり、2ページ目・表・2枚目のシートも含みました。「社員食堂の営業時間」は3形式とも記載なしと答えました。返事が来ない・断られたときは、次の節の送り直しを試します。
ドライブから付けて返事が来ないときはProに替えて送り直しましょう
読めたかを数える前に返事が来ないことがあります。b-jam の試した範囲では、ドライブから付けると、思考モードや Flash で返事が長く来ないことがありました。しばらく待って返らなければ止めます。
返事が来ないときは止めて入力欄の右のモードを Pro に替え、新しいチャットで同じ資料と文面を送り直します。入力欄の右のモードに Pro があるかを先に見ておきます。ドキュメントもスプレッドシートも、Pro に替えて送り直すと20項目が返りました。Pro は契約で使える範囲が違い、回数の上限もあります（公式の説明）。Pro が無いときや上限に達したときは、管理者に契約を確かめます。
Flash でスプレッドシートを付けると、断られることがあります。例：「そちらは私のプログラミングデザインに含まれておらず、お手伝いできません。」。断られたときも、Pro に替えて新しいチャットで送り直します。
ドライブにあるドキュメントとスプレッドシートは、まず Pro で試し、読めた範囲を上の数え方で確かめてください。
資料の形式ごとに20項目を数える、2ページ目と表と2枚目のシートを別に見る、返事が来ないときは Pro で送り直す。この3つを済ませてから、自社の規程を読ませます。次は自社の資料の中身が分かっている1つを選び、同じ文面で1回数えてください。
自社の規程や手順書の形式に合わせて読めた範囲の確かめ方の決まりを一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
