要約 取引先のメールと社内メモを貼って Gemini に先に質問させると、聞かれた3点すべてに答える返信案を作らせられました。b-jam が合成のメールとメモで試した範囲では、根拠つきの版と送る版が分かれて出ました。貼る文面と送る前に照らす点を載せます。
取引先のメールと社内メモを貼って返信は質問させてから書かせましょう
取引先から、納期、数量を増やしたときの単価、打ち合わせの候補日のように、1通で複数の質問が来ることがあります。1つ答え漏れると、もう1往復が増えます。
資料にない答えや社内メモの文言が先方への文に入ると、そのままでは送れません。入らないよう、Gemini に先に質問させます。目的、使う資料、形、守る決まり、読み手と期限を1問ずつ聞いてもらい、ゴールを確認してから書かせます。頼み方の考え方は「Geminiで表の集計を頼む前に質問させ数字は式で確かめましょう」と同じです。
貼る文面と架空のメールとメモで試しましょう
文面は質問、ゴールの確認、作業の3手順です。1行目の業務と最後の資料の行が返信の仕事用です。
取引先から届いたメールへの返信を下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った受信メールと社内メモ
【ここに貼る】最後の【ここに貼る】に受信メールと社内メモを本文として貼ります。実在の取引先名や単価は、自社の決まりで入れてよいか確かめるまで入れず、最初は次の架空の2つで試します。
【受信メール】
件名: MB-200の納期と数量のご相談
みなと部材株式会社 営業部 御中
いつもお世話になっております。ひかり精機の長谷です。
先日注文したMB-200（100個・納期11/20）について、3点ご相談させてください。
1. 納期を11/14に早めていただくことはできますか。
2. 数量を150個に増やした場合の単価を教えてください。
3. 来週、30分ほど打ち合わせのお時間をいただけますか。候補日をいくつかいただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
【社内メモ（営業事務用）】
・MB-200の在庫は120個。追加の30個は11/18に入荷する。
・100個のままなら11/14に出荷できる。
・150個にする場合、11/14に出せるのは120個まで。残りの30個は11/19に出荷（分納）。全数をそろえて出すなら11/19。
・単価（税抜）: 1〜99個 1,300円／100〜149個 1,200円／150個以上 1,100円。
・単価表にない値引きは営業課長の承認が要る。
・打ち合わせの候補: 11/10 14:00、11/11 10:00、11/12 16:00（各30分）。自分のメモに替えるときは、1行に1つの事実を書き、入荷と出荷と単価の区分を行で分けます。b-jam は入力欄の右に「思考モード」と表示された状態で試しました。自分の画面の表示を送る前に控えます。
質問には短く答え「わからない」には案を出させましょう
質問は1問ずつ来ます。答えは短くて構いません。例です。
- 目的: 長谷様の3つの質問に、1通でまとめて答えたいです
- 使う資料: 貼ったメールと社内メモだけです
- 出来上がりの形: 件名と本文の返信メールにしてください
- 守る決まり: わからない
- 読み手と期限: ひかり精機の長谷様です。今日中に送ります
「わからない」と答えると Gemini が案を出して次へ進みます。b-jam が試した範囲では、返った案は3つでした。
- 価格: 150個は1,100円（税抜）と明記し、単価表にない追加の値引きはしない
- 納期: 分納案と全数一括案を両方示して先方に選んでもらう
- 表現: 在庫数や社内の入荷日程といった内部事情は書かず、出荷可能日として伝える
質問が終わるとゴールの確認が出ます。返信案が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。
返信案が根拠つきの版と送る版に分かれているか見ましょう
OKのあと、b-jam の試行では返信案が2つ並びました。
- 1つ目は数字や固有名の後ろに根拠の札が付いた版です。例：【数字：社内メモ「150個以上 1,100円」】のような札で、数量の検算「120個＋30個＝150個」も付きました
- 2つ目は「送信プレーンテキスト（コピー用）」です。札を外し、言い回しも整えた版でした
先方に送るのは2つ目です。2つの版は文が少し違うので、数字の照合は送る2つ目の版でします。1つ目は根拠の出どころを見る版に使います。根拠の札や社内メモの文言が送る版に入っていたら、送る前に自分で消します。
日付と単価は社内メモの行と1つずつ突き合わせましょう
送る版は次の5か所だけ社内メモと見比べます。
- 答え: 受信メールの質問3つすべてに答えがあるか
- 出荷日: 入荷日と出荷日が混ざっていないか。b-jam の試行では入荷日の11/18は返信に出ませんでした
- 単価の区分: 数量に合った行の単価か。150個は1,100円で、1,200円は100個の場合として添えられていました
- 約束: 単価表にない値引きやメモにない納期を言い切っていないか
- 宛名: 受信メールの書き方と同じか。b-jam の試行では、受信メールにない部署名は足されていませんでした
最後に Gemini が挙げる確認点も使えます。b-jam の試行では、出荷日と先方の希望する納期（着日）のずれ、打ち合わせをオンラインにするか対面にするか、署名の追記の3つでした。1つ目は社内メモからは分かりません。先方の必要日が出荷日か着日かは、自分で確かめてから送ります。
署名と件名を足してから自分の手で送りましょう
返信案には署名がありませんでした。b-jam は次の文を送りました。
末尾に署名を［氏名］［電話番号］の空欄で足して、コピー用の本文だけをもう一度出してください。ほかは変えないでください。本文の末尾に社名と部署名と［氏名］［電話番号］の空欄が足され、作られた名前や番号はありませんでした。空欄には自分の名前と電話番号を入れます。
「本文だけ」と頼んだ回では、件名の行は出ませんでした。件名は先に出たコピー用の版から写します。送信は返信案を読んで直してから、自分の手で Gmail から行います。
確かめていないこと
- 実在の取引先のメールや単価を使った場合
- 思考モード以外のモードでの結果
- 返信案が2つに分かれなかったときの直し方
- Gmail の返信画面から直接使う形
自分の契約と画面で、最初に架空のメールとメモで試してから使います。
Microsoft 365 Copilot をお使いの方は「取引先への返信はCopilotに聞いてもらいながら書きましょう」をご覧ください。
自社の単価表と納期の決まりに合わせて「社内メモの行をそのまま先方に出さない頼み方」を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
