生成AI活用を経営に報告する1枚の作り方と数の出し方

要約　経営への報告は最初の行に「決めてほしいこと」を書きます。そのあとに使われているか・何が変わったか・困りごと・次の判断に要るものを同じ順で並べると、1枚にまとめられます。週ごとの数は表にして、前週との差はAIに出させ、電卓で確かめてから写します。

経営への報告は決めてほしいことから始めましょう

生成AIを配ったあとの報告が「何人が使いました」だけで終わることがあります。経営陣はそれを見ても何を決めればよいか分かりません。進めてよいかを決める材料が1枚の中に並んでいないからです。

AIに表を渡して「次に確かめること」を頼むと、表に無い指標や数字が足されて返ってくることがあります。報告に載せる数は、自分の表から出して自分で確かめたものだけにします。

進め方は3つです。決めてほしいことを先頭に置く。数は表から出す。確かめてから写す。

1枚は5つの欄を同じ順に埋めましょう

欄は次の5つです。貴社の経営陣が見慣れた形があれば、欄の名前や数を替えてください。

欄2の数には管理画面のレポートに合わせた定義を1行添えます。例：配った人数＝利用できるようにした人の数、使った人数＝その週に1回以上使った人の数。何をすると使ったと数えるか、選べる期間、反映の遅れ、名前が伏せられているかは、自社の管理画面のヘルプで確かめます。配られた環境によって違うことがあります。Microsoft 365 Copilot の管理センターでの詳しい数え方は「生成AIを配った人のうち使っている人を Microsoft 365 Copilot の管理センターで数える」に書きました。

数は表にして差はAIに出させ電卓で確かめましょう

欄2の推移は週ごとの表にします。配った人数とその週に使った人数の2列があれば足ります。次の文面の下に表を貼って一緒に送ります。

目的: 生成AIの週ごとの利用状況から、最新週が前週からどう変わったかと、次に確かめることを知りたいです。経営への報告の1枚に書きます。
文脈: 私はAI推進担当です。下に貼った表は4週分で、配った人数と、その週に使った人数の2つです。
期待: 最新週の前週との差と割合を指標ごとに出し、気になる週があれば挙げ、次に確かめることを3つまで挙げてください。週数が少ないので、傾向を言うときは「低確度」と添えてください。前週が0の指標は割合を出さず「算出不可」と書いてください。
出典: 下に貼った表だけを使い、表にない数字や指標は作らないでください。出典・根拠は本文と分けて示してください。

合成の表で試した範囲では、差と割合に誤りは出ませんでした。

「出典・根拠は本文と分けて示してください」の一行で、本文と出典を分けて出すように頼めます。報告に写すのは本文の数字だけにします。出典の節は手元の控えにします。

出てきた数のうち1つは必ず電卓で確かめます。差は「最新週の数から前週の数を引く」、割合は「差を前週の数で割る」です。

作例　合成の数字で埋めた1枚

次の数字はすべて合成です。実在の会社や部署の数字ではありません。

生成AI活用の3か月の報告と来期の判断のお願い（営業管理部・合成）

1. 決めてほしいこと　来期も現在の40人分の利用を続け、経理部の10人に広げるかを来月末までに決めてほしい。
2. 使われているか　配った人数は40人。直近の週に使った人は22人（55%）。

最新週は前週より2人増えました（+2人・+10%）。4週だけなので増えているという傾向は低確度です。

3. 何が変わったか　見積メールの下書きは、1件あたり25分から15分になった（使っている5人への聞き取り・合成）。
4. 困りごとと対策　下書き5件のうち1件に、元の資料にない納期が入っていた。送る前に数字と日付を元の資料と照らす確認を入れた。
5. 次の判断に要るもの　経理部10人に広げる場合の利用料と最初の2週の使い方の説明の時間。見積は情報システム部門に依頼中。

欄5は「依頼中」で構いません。足りないものを足りないと書いておくと、何を待てば決められるかが経営陣に伝わります。

載せる前に見る3点

AIの出力は1枚に写す前に次の3点を見ます。

1. 差と割合が電卓と合うか。 上の表では22から20を引いて+2人、2を20で割って+10%になります。使った人÷配った人の55%のように、表の列から電卓で出せる割合は載せて構いません。
2. 前週が0の指標に割合を作っていないか。 前週が0なら、割合は「算出不可」と出るのが正しい形です。
3. 表に無い数字や評価の言葉が入っていないか。 表の列から計算した数や、表には無い評価の言葉が添えられることがあります。例：「配られたが使っていない18人」「普及の踊り場に達しつつある兆候であるかを確認する（低確度）」。18人は配った人数から使った人数を引いた値なので、電卓で確かめれば載せられます。「踊り場」「頭打ち」のような評価の言葉は、自分の言葉に置き換えるか外します。「次に確かめること」に表の外の調べもの（例：活用事例の収集）が入ることもあります。調べるかは自分で決め、AIの出力から1枚に写すのは表から言えることだけにします。

自分の数字で始めるには

自社の管理画面のヘルプで、数え方・選べる期間・反映の遅れ・名前の扱いを確かめます。確かめたら、作例の週ごとの表を自社の数に置き換えます。管理画面のレポートは直近の期間（たとえば過去7日）の数しか出さないことがあり、過去の各週の値を後から取り出せるとは限りません。毎週同じ日に7日分の数を控えて表に1行ずつ足します。最初の数週は作例の数字で型に慣れます。欄3と欄4は使っている人2〜3人への聞き取りと実際に起きた1件で埋めます。欄1は最後に書きます。

実在の社員名や顧客名は表にも文面にも入れません。

自社の利用状況の数字で、この1枚を作るとどうなるかを一緒に確かめたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。