要約 勤怠表を OneDrive に置いて Copilot に添付すると、打刻漏れの疑いを一覧にしてくれます。一覧に挙がらない行を拾うために、行Noで元の表に戻る・説明文の抽出条件を読む・行が無い日を別に聞く、の3つで確かめます。貼る文面は2通です。
勤怠表を OneDrive に置いて打刻漏れの疑いを一覧にさせましょう
月末の締め前に勤怠表の出勤と退勤の空欄を目で探す。人数と日数が増えるほど、行が滑ります。Copilot に一覧にさせると、見る行を絞れます。ただし、一覧に挙がらなかった行は、誰も見ません。
つまずく真因はCopilot がありもしない漏れを作ることより、黙って探す範囲を狭めて見落とすことです。合成の勤怠表で試した範囲では、有給・午前半休・祝日・直行の日を漏れに挙げることはありませんでした。落ちやすいのはCopilot が自分で決めた条件の外にある行と表に行そのものが無い日です。
最初は合成の表で試します。列は行No・日付・曜日・社員番号・氏名（仮名）・区分・出勤・退勤・休憩・備考のようにします。区分には「出勤」「休日出勤」「有給」などを入れます。出勤が空の行、退勤が空の行、休日出勤で退勤が空の行を数行ずつ入れ、出勤日なのに行そのものが無い日を1日作っておくと、確かめる点が見えます。自分の勤怠表で使うときは、列と区分を自分の表に置き換えます。実在の社員の勤怠は個人情報です。氏名を社員番号や仮名にしてよいか、Copilot に渡してよいかを社内の取り決めで先に確かめてください。
作った Excel は OneDrive に保存します。Copilot Chat の入力欄の「＋」から「クラウド ファイルを添付」を選び、ファイルを選びます。保存した直後のファイルは検索に出ないことがあるので、そのときは「マイファイル」の一覧を下まで見て探します。
1通目の文面は次のとおりです。
この勤怠表（10月分）から、打刻漏れの疑いがある箇所を一覧にしてください。各項目には、元の表の行No・日付・社員番号・区分・出勤・退勤の値をそのまま書き写して並べてください。書き写した元の値で漏れと言えないものは一覧から外してください。送ると、応答の上に「コーディングと実行」と出ます。続けて一覧の表と探し方の説明が返ります。
一覧は行Noで元の表に戻って確かめましょう
一覧には次の形で行が並びます。例：
| 行No | 日付 | 社員番号 | 区分 | 欠け |
|---|---|---|---|---|
| 41 | 10/07 | S01 | 出勤 | 出勤が空 |
| 120 | 10/19 | S09 | 出勤 | 出勤・退勤とも空 |
| 162 | 10/24（土） | S04 | 休日出勤 | 退勤が空 |
確かめ方は一覧の行Noで元の表を開き、その行の出勤と退勤が本当に空かを見るだけです。全部でなくても、まず数行で足ります。一覧の値が元と違う行は、その行を使いません。Excel の行番号は見出し行の分だけ1つずれます。行No 41 はExcel では42行目です。
行Noを頼まないと、行番号が付かない一覧が出ることがあります。日付と社員だけでは元の行を探す手間が残ります。1通目の文面に書き写しの頼みを入れてあるのは、このためです。
書き写しは挙がった行が本当かを確かめる道具です。挙がっていない行は拾えません。書き写しを頼んでも、行そのものが無い日は書き写す元が無いので、一覧から外れることがあります。
説明文の抽出条件を読んで外れた区分を探しましょう
Copilot は一覧を作る前に自分で探す条件を決め、説明文に書きます。例：
区分が「出勤」なのに空欄の行を抽出しましたこの条件だと、区分が「休日出勤」の行は最初から探されていません。退勤が空の休日出勤が、一覧に出ないまま残ります。説明文は頼んだ側が読めば落ちた範囲が分かる形で書いてあります。
読むときは自分の勤怠表の区分を並べて条件に入っていない区分が無いかを見ます。休日出勤のほかに早出・夜勤・シフト勤務のような自社の区分も見ます。
条件は毎回読みます。有給や祝日を対象外にした理由も書かれるので、自社の決まりと合っているかを読みます。
行が無い日は別に聞きましょう
出勤日なのに、その人の行がそもそも無い日があります。空欄が無いので、「空欄を探す」頼み方では見えません。1通目の一覧に出ていなくても、問題が無いとは限りません。
一覧が出たら、同じ会話に2通目を送ります。
表に行そのものが無い日（出勤日なのに記録が無い日）がないかも、社員ごと・日付ごとに確かめてください。行が無い日が挙がると、次のように出ることがあります。例：
行自体がないため元表の値はありません祝日や土曜は「漏れとは扱わない」と説明が付くことがあります。会社の休日と合っているかは、自分のカレンダーと照らします。行が無い日は元の表に行がないので、行Noでは戻れません。社員ごとにその日を元の表で探して確かめます。
Excel の Copilot で頼むとき
Excel を開いて右下の Copilot アイコンを押し、欄の上の「編集を許可」を押してから頼みます。
Excel の Copilot には、書き写しの文を入れない短い文を送ります。
この勤怠表（10月分）から、打刻漏れの疑いがある箇所を一覧にしてください。入力欄で Enter を押すと、送信でなくセルの移動になることがあります。右下の送信ボタンを押します。
一覧は新しいシートに作られます。中身は元のシートを参照する式なので、元の表を直すと一覧も変わります。Chat の一覧は会話の中の表なので、元を直しても変わりません。直したときはChat には送り直します。
行が無い日は、一覧の中に「(行なし)」の行や、「勤怠行そのものが存在しない」という別の段として出ることがあります。どちらも無い一覧は、行が無い日が確かめられていない一覧として扱います。
締めの前に確かめる3つ
- 行Noで元に戻る: 一覧の行の値が、元の表の同じ行と合っているか
- 抽出条件を読む: 条件に入っていない区分（休日出勤など）が自社の表に無いか
- 行が無い日を別に聞く: 出勤日なのに行そのものが無い日が、社員ごとに確かめられているか
打刻漏れかどうかを決めるのは人事の担当者です。Copilot の一覧は、確かめる行を絞る道具です。
この記事で確かめていないこと
次の3つはこの記事では試していないので勧めません。
- Copilot のライセンスが無い方の Copilot Chat（利用の上限があります）で、ファイルを添付して頼むこと
- 表をコピーして Chat に貼って頼むこと
- 休憩時間の不足を拾うこと
数字を画面で確かめる方法は「毎月の集計表はCopilotに1文で頼めます」にも書きました。一覧を元のセルと照らす手順は「Copilotで発注書と請求書のずれを一覧にして元のセルと照らしましょう」にあります。
自社の勤怠表の区分（休日出勤・半休・直行・シフトなど）のうち、どれを打刻漏れに数えるかを一緒に決めたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
