要約 取引先のメールに返信するとき、メールと社内メモを貼って、Copilot に先に質問させると、聞かれた3点すべてに答える返信案が出ます。b-jam の自社テナントで合成のメールと社内メモを使って試した結果、答え漏れと資料にない数字はありませんでした。貼るだけの文面を載せます。
メールと社内メモを貼って返信は質問させてから書かせましょう
取引先から「納期を早められますか」「数量を増やすと単価はいくらですか」「打ち合わせの候補日をください」のように、1通で複数の質問が来ることがあります。返信は、在庫や単価表を見ながら1つずつ答えを組み立てます。1つ答え漏れると、もう1往復が増えます。
Copilot に「返信を書いて」とだけ頼むと、手元の事情を知らないまま書き始めます。そこで先に質問させます。目的、使う資料、形、守る決まり、読み手と期限を1問ずつ聞いてもらい、ゴールを確認してから書かせます。頼み方の考え方は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じです。この記事は、それを取引先メールの返信に当てはめた形です。
貼る文面は1通です
文面は3つの手順でできています。質問させて、ゴールを確認して、OKのあとで作業させます。1行目の業務と最後の資料の行が、返信の仕事に合わせてあります。
取引先からのメールへの返信を、下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った受信メールと社内メモ
【ここに貼る】最後の【ここに貼る】に、受信メールと社内メモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。実在の取引先名や実際の単価は入れず、最初は合成の表と文で試してください。
答えは短くて構いません。b-jam の試行では、目的は「3つの質問に1通でまとめて答えたい」、使う資料は「貼ったメールと社内メモだけ」、形は「件名と本文の返信メール」と返しました。守る決まりは「わからない」と答えました。
聞かれた3点に1通で答えが分かれて出ます
2026年11月3日に、b-jam の Microsoft 365 Copilot のチャット画面で試しました。モデルの表示は「自動」です。取引先の長谷様（架空）から、納期・数量を増やしたときの単価・打ち合わせの候補日の3点を聞かれたメールと、営業事務用の社内メモ（在庫・単価表・打ち合わせ候補）をすべて合成で作りました。
- 質問は5問で、各応答に1問ずつ来ました。「わからない」と答えた守る決まりには、Copilot が案を出して次へ進みました。案は「丁寧で簡潔な取引先向けの文体で、社内メモにない条件や値引きは追加せず、数字と日付は資料どおりにする」でした
- ゴールの確認は5行で、私が「OK」と返すまで返信案は出ませんでした
- 返信案は、3点の質問ごとに見出しが分かれ、答えは3点とも出ました。納期は「100個なら11/14に出荷」「150個なら11/14に120個、残り30個は11/19の分納」、単価は150個で税抜1,100円、打ち合わせは社内メモの3つの候補日をそのまま載せました
返信案の下には「数字・固有名の根拠」の節がつきました。「150個で1,100円」の根拠は社内メモの単価表の「150個以上」で、計算条件として「150個 ≥ 150個」と書かれていました。120個＋30個＝150個の検算も付きました。
日付と単価は社内メモの文言と1つずつ突き合わせましょう
社内メモには、取り違えやすい点を3つ仕込んでありました。追加の30個の入荷日（11/18）を出荷日にしないこと、150個に100〜149個の単価（1,200円）を当てないこと、単価表にない値引きを約束しないことです。Copilot の返信案は3つとも踏みませんでした。入荷日は本文に出ず、出荷日は11/19になり、値引きの記載もありませんでした。
ただし、試したのは1回です。ほかの文面や資料では違う結果が出る可能性があります。送る前に、次の3か所だけ社内メモと見比べてください。
- 出荷日: 入荷日と出荷日が混ざっていないか
- 単価の区分: 数量に合った行の単価か。根拠の行に区分が書かれているので、そこを見ます
- 約束: 単価表にない値引きや、メモにない納期を言い切っていないか
Copilot が最後に挙げる「確認してほしい3点」も、そのまま使えます。b-jam の回では、分納で出す案を先方に出してよいか、単価の提示が単価表どおりでよいか、候補日時が今も取れるか、の3つでした。
宛名と署名は送る前に自分で整えましょう
返信案の署名は社名だけで、担当者名と部署名はありませんでした。受信メールにも社内メモにも書かれていなかったので、Copilot が作らなかったということです。自分の名前と部署は、送る前に足してください。
質問の数が多すぎたり、「OK」の前に返信案が出てしまったりしたときは、「1問ずつにしてください」「OKと言うまで作業を始めない約束でした」と一言返せば戻せます。この回では起きませんでした。メールの送信は、返信案を読んで直してから、自分の手で Outlook から行います。
数字を画面で確かめる考え方は「毎月の集計表はCopilotに1文で頼めます」にも書きました。
自社の仕事に合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、Geminiには作業の前に質問させて数字は式で確かめましょうへ。
