要約 部下へのフィードバックは観察メモを貼って Copilot に先に質問させて「事実」と「私の受け止め」に分けて下書きさせると印象の行を事実として扱わずに整えられます。本人に読む文に評価の言葉が否定形でも残っていないかを話す前に1行ずつ読む手順を載せます。1on1で話すための下書きまでで、人事評価の文には使いません。
観察メモを貼って事実と受け止めに分けて下書きさせましょう
部下に伝えることを考えるとき、メモには「提出が1日遅れた」のような出来事と「やる気がないように見える」のような印象が混ざります。印象のまま本人に伝えると角が立つうえに本人は直しようがありません。つまずくのは印象を事実のように書いてしまうときと、整えた文の中に評価の言葉が残るときです。
先に Copilot に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。頼み方の考え方は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じです。この記事はそれを1on1のフィードバック文に当てはめた形です。
文面に観察メモを貼って短く答えましょう
最後の【ここに貼る】に観察メモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。実在の部下の名前や評価は、自社の決まりで Copilot に入れてよいかを確かめてから使います。最初は次のような架空のメモで試してください。
観察メモ（桑原さん・11月第1週）
1. 11/2の会議資料の提出が、予定より1日遅れた。
2. 顧客への見積書で、単価の誤りが2か所あった。
3. やる気がないように見える。
4. 新人からの質問に、今週3回とも丁寧に答えていた。
5. 責任感が足りない。
6. 11/5の顧客訪問では、事前に質問リストを用意していた。
7. 段取りが苦手だと思う。
8. 今月の週報は、すべて期限内に出ている。3・5・7は印象や評価の行です。自分のメモに替えるときは、1行に出来事か印象を1つ書き、行に番号を振ります。印象の行を消さずに混ぜたまま貼ります。消してしまうと自分の思い込みが受け止めの文に紛れ込んでも気づけないためです。仕分けは Copilot にさせます。
文面は次のとおりです。
部下への1on1で伝えるフィードバックの文を下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った観察メモ
【ここに貼る】答えは短くて構いません。目的は「本人に良い点と直してほしい点を角を立てずに伝えたい」のように返します。使う資料は「貼ったメモだけ」。形は「良い点2つと改善してほしい点2つを事実と私の受け止めに分けた文」。読み手と期限は「本人。明日の1on1で話す」。守る決まりは「おまかせ」と答えて構いません。
印象の行が事実として使われていないか見ましょう
ゴールの確認が出たら、フィードバック文が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。「おまかせ」と答えると守る決まりの案が出ることがあります。例：「性格や意欲を決めつけず、『観察できた事実』と『そこからの受け止め』を明確に分け、改善点も責める表現ではなく次の行動につながる言い方にする」。
b-jam で合成の観察メモ（印象の行を3つ混ぜたもの）を使って試した範囲では、出てきた文は事実を観察メモの行から取り、印象の3行は事実として使いませんでした。例：
「やる気がない」「責任感が足りない」「段取りが苦手」は観察そのものではなく評価なので、事実としては採用しません。
そのうえで、見る点は2つです。
- 事実の欄に印象が入っていないか: 事実として使われた行ごとに、観察メモの何番の行と同じ内容かを照らします。数字と固有名には出所を添えるよう文面で頼んでいます
- 数字と日付がメモと合っているか: 「3回」「11/5」「1日」「2か所」のように、元の行にある数字だけが使われているかを見ます
本人に読む文は評価の言葉が否定形でも残っていないか読みましょう
整えた文の「私の受け止め」に、評価の言葉が否定形で残ることがあります。例：
今回は提出が予定に間に合わなかったことを気にしています。責任感の問題と決めつけるのではなく、次は予定どおり提出できるように、進め方を一緒に考えたいです。
「決めつけるのではなく」と書いてあっても、本人は「責任感」という言葉を読みます。本人に読む文は1行ずつ声に出して評価の言葉（責任感・やる気・段取りなど）が入っていないかを確かめます。入っていたら、その言葉を含む句を消します。例：「責任感の問題と決めつけるのではなく、」を消す。
最後の確認点を1on1で使いましょう
最後に Copilot が挙げる確認点も使えます。例：「人物への評価を事実として桑原さんにぶつけていないか」「改善点を伝える際に桑原さん本人の事情や認識を聞ける余地があるか」。後者は一方的に伝えて終わらせないための確認です。本人の話を聞く時間を1on1に取れているかを話す前に見ます。
この下書きは1on1で口頭で伝えるための文です。人事評価の書面には使いません。
事実の欄に印象を入れない、本人に読む文から評価の言葉を消す、話す前に本人の話を聞く時間を取る。この3つを済ませてから1on1に臨みます。
相手に送る文を同じ型で整えた例は「取引先への返信はCopilotに聞いてもらいながら書きましょう」にあります。
自社の1on1の進め方や評価の決まりに合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、部下へのフィードバック文はGeminiに事実と受け止めを分けさせてメモにない推測を消してから使いましょうへ。
