要約 部下へのフィードバックは観察メモを貼って Gemini に先に質問させ「事実」と「私の受け止め」に分けて下書きさせます。つまずきやすいのは受け止めにメモにない事情が足されることです。足された句を挙げて消すよう頼む文と、本人に読む文を話す前に読む手順を載せます。1on1で話すための下書きまでで、人事評価の文には使いません。
観察メモを貼って事実と受け止めに分けた下書きを頼みましょう
部下に伝えることを考えるとき、メモには「提出が1日遅れた」のような出来事と「やる気がないように見える」のような印象が混ざります。印象のまま本人に伝えると角が立つうえに本人は直しようがありません。
Gemini に分けさせるときのつまずきは2つあります。1つは印象の行が事実の欄に紛れること。もう1つは「私の受け止め」の欄に、メモに書いていない事情が足されることです。後者は事実の欄を見ただけでは気づけません。そのまま話すと、メモにない事情を本人に言うことになります。
先に Gemini に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。頼み方の考え方は「Geminiで表の集計を頼む前に質問させ数字は式で確かめましょう」と同じです。この記事はそれを1on1のフィードバック文に当てはめた形です。
文面に観察メモを貼って短く答えましょう
最後の【ここに貼る】に観察メモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。実在の部下の名前や評価は、自社の決まりで Gemini に入れてよいかを確かめてから使います。最初は次のような架空のメモで試してください。
観察メモ（桑原さん・11月第1週）
1. 11/2の会議資料の提出が、予定より1日遅れた。
2. 顧客への見積書で、単価の誤りが2か所あった。
3. やる気がないように見える。
4. 新人からの質問に、今週3回とも丁寧に答えていた。
5. 責任感が足りない。
6. 11/5の顧客訪問では、事前に質問リストを用意していた。
7. 段取りが苦手だと思う。
8. 今月の週報は、すべて期限内に出ている。3・5・7は印象や評価の行です。自分のメモに替えるときは、1行に出来事か印象を1つ書き、行に番号を振ります。印象の行を消さずに混ぜたまま貼ります。消してしまうと自分の思い込みが受け止めの文に紛れ込んでも気づけないためです。仕分けは Gemini にさせます。
文面は次のとおりです。
部下への1on1で伝えるフィードバックの文を下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った観察メモ
【ここに貼る】答えは短くて構いません。目的は「本人に良い点と直してほしい点を角を立てずに伝えたい」のように返します。使う資料は「貼ったメモだけ」。形は「良い点2つと改善してほしい点2つを事実と私の受け止めに分けた文」。読み手と期限は「本人。明日の1on1で話す」。守る決まりは「おまかせ」と答えて構いません。
印象の行が事実として使われていないか見ましょう
ゴールの確認が出たら、フィードバック文が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。「おまかせ」と答えると守る決まりの案が出ることがあります。例：「観察メモにある主観的な表現（『やる気がない』『段取りが苦手』など）を直接ぶつけず、事実に基づいた前向き・客観的な表現（『です・ます』調）…」。
b-jam が合成の観察メモ（印象の行を3つ混ぜたもの）で思考モードを使って試した範囲では、事実の欄は観察メモの4・6・1・2の行から取られ、印象の3行は事実として使われませんでした。事実の下には「出典：観察メモ 4」のように行の番号が添えられていました。
そのうえで、見る点は2つです。
- 事実の欄に印象が入っていないか: 事実として使われた行ごとに、出典の番号の行と同じ内容かを照らします
- 数字と日付がメモと合っているか: 「3回」「11/5」「1日」「2か所」のように、元の行にある数字だけが使われているかを見ます
受け止めにメモにない事情が足されていないか読みましょう
ここが見落としやすい点です。b-jam の合成の観察メモで試した範囲では、「私の受け止め」の4つすべてに、メモにない事情を足す文が入りました。例：
他の業務との兼ね合いなどで大変だったのかもしれませんが…
観察メモに「他の業務」の行はありません。良い点の受け止めにも、準備の中身や忙しさを足す句が入りました。事実の欄にも出典にも出ないため、受け止めを1文ずつ読まないと気づけません。
見つけたら、その句を挙げて消すよう頼みます。b-jam が送った文は次のとおりです。
受け止めの文から、メモにない推測（「仮説や疑問点を整理して」「大変だったのかもしれませんが」「見直しの時間が不足していたり」など）を消してください。ほかは変えないでください。自分の回答では見つけた句に差し替えて送ります。この文を1回送ると、4か所の推測はすべて消えました。事実と出典の行は元の文のままでした。挙げなかった句も消えていたので、頼んだあとは受け止めを頭から読み直し、事実の行が変わっていないかも照らします。
本人に読む文は評価の言葉が入っていないか自分で読みましょう
最後に Gemini が挙げた確認点は、面談前に見ることとして背景や理由を聞く姿勢、普段の関係性とトーンの合い方、次の行動の準備の3つでした。評価の言葉が本人向けの文に入っていないかには触れていませんでした。その確認は自分で行います。
本人に読む文は1行ずつ声に出し評価の言葉（責任感・やる気・段取り・苦手など）が入っていないかを確かめます。b-jam の合成の観察メモで試した範囲では、下書きの全文にこれらの語はありませんでした。入っていたら、その言葉を含む句を消します。
この下書きは1on1で口頭で伝えるための文です。人事評価の書面には使いません。
確かめていないこと
- 実在の部下のメモや、評価面談・人事評価の書面での使用
- 句を挙げずに「推測を消して」とだけ頼んだときの結果
- 思考モード以外のモードの結果
自分の契約と画面で、最初に架空のメモで試してから使います。
事実の欄に印象を入れない、受け止めからメモにない事情を消す、本人に読む文から評価の言葉を消す。この3つを済ませてから1on1に臨みます。
Copilot をお使いの方は「部下へのフィードバック文はCopilotに事実と評価を分けさせて下書きしましょう」をご覧ください。
自社の部下のメモの書き方に合わせて「受け止めにメモにない事情を足させない頼み方」を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
