要約 社員からの問い合わせに、貼った規程FAQだけを根拠にした回答案を、FAQの番号つきでCopilotに作らせる頼み方です。b-jam の自社テナントで合成のFAQと問い合わせ5件を使って試したところ、4件はFAQどおりに答え、FAQに書いていない1件は手続きを作らず「記載なし」と答えました。貼るだけの文面を載せます。
規程FAQを貼って根拠を番号で付けさせましょう
慶弔休暇は何日か、タクシー代に領収書は要るか、健康診断を受けそびれたら費用はどうなるか。総務には、規程を見れば答えが決まっている問い合わせが毎日届きます。規程を開き直して、文面を組み立てて、数字を書き写す。答えが決まっているぶん、写し間違いが一番の怖さです。
この記事は、規程FAQの抜粋と問い合わせを Copilot に貼り、根拠のFAQ番号つきで回答案を作らせる頼み方です。先に質問させる型は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じで、ここでは資料と形を総務の仕事に合わせてあります。
貼る文面は1通です
質問、ゴールの確認、OKのあとの作業という3段の文面です。1行目の業務と最後の資料の行を、規程FAQと問い合わせに合わせてあります。
社員からの問い合わせに、社内規程のFAQを根拠にして回答案を作る作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った社内規程FAQと問い合わせ
【ここに貼る】最後の【ここに貼る】に、FAQの抜粋と問い合わせを本文として貼ります。実在の規程や社員の名前は入れず、最初は架空の数字で試してください。
質問への答えは、b-jam の試行では次のとおりでした。目的は「社員から届いた問い合わせ5件に、総務として早く正確に返したい」、使う資料は「貼ったFAQと問い合わせだけ」、守る決まりは「丁寧語で、1件3文以内」、読み手と期限は「問い合わせてきた社員5名に今日中」です。出来上がりの形は「おまかせ」と答えました。
出来上がりの形は「おまかせ」でも決まります
2026年11月3日に、b-jam の Microsoft 365 Copilot のチャット画面で試しました。モデルの表示は「自動」です。総務部のFAQ8項目と、社員からの問い合わせ5件を、すべて合成で作りました。
出来上がりの形を「おまかせ」と答えると、Copilot は形の案を出して次へ進みました。案は「問い合わせごとに、そのまま返せる回答案と、根拠になるFAQの番号と該当箇所」でした。あわせて「FAQに答えがない場合は推測せず、このFAQだけでは回答できないと明示する」という決まりも、案の中に入っていました。
質問は5問で、各応答に1問ずつ来ました。「OK」と返すまで、回答案は出ませんでした。
回答案にはFAQの原文が根拠として付きます
回答案は問い合わせごとに出て、どれも3文以内の丁寧語でした。たとえば祖母が亡くなったときの休暇の問い合わせには、休暇は2日、申請は総務部へ、事後の申請は7日以内、と答えました。根拠の欄には、FAQの番号と、元の文の該当箇所が引用されました。
5件のうち規程に答えがある4件は、4件ともFAQどおりの内容でした。数えたのは、休暇の日数、領収書の要否、健康診断の期限と費用、在宅勤務の上限です。FAQにない数字や日付は出ませんでした。
似た規定の取り違えも起きませんでした。タクシー代の問い合わせでは、FAQに「1回1,000円未満の電車・バスは領収書不要」とあります。Copilot は、この規定が電車・バスについてのものだと根拠の欄で区別して、タクシーは領収書と利用理由が必要、と答えました。
FAQに書いていない問い合わせは「記載なし」と答えさせましょう
問い合わせの1件は、わざとFAQに書いていない内容にしてありました。育児休業の申請方法です。
Copilot の回答案は「今回のFAQには育児休業の申請方法に関する記載がありません。そのため、このFAQだけを根拠に申請方法をご案内することはできません」でした。根拠の欄には「FAQ1〜FAQ8を確認しましたが、育児休業の項目はありません」と書かれ、申請先や期限は補われませんでした。
在宅勤務を週3日にできるかという問い合わせでも、FAQは「週2日まで」です。回答案は「このFAQを根拠に週3日の在宅勤務が可能とは回答できません」でした。例外の制度があるかどうかは、最後の確認点に回されました。
文面の「資料にない数字は作らないでください」と、Copilot が提案した「FAQに答えがない場合は推測しない」が、ここで働いています。
最後に総務が決めるところが3つ残ります
試したのは1回です。ほかのFAQや問い合わせでは違う結果が出る可能性があります。送る前に、次の3つは総務が決めてください。
- 回答案の根拠の文を、貼ったFAQの文と見比べる。休暇の日数や期限は、写し間違いが一番起きやすい
- FAQにない問い合わせの回答は、聞き先まで案内されない。育児休業の回答案は「案内できません」で終わり、社員にどこへ聞けばよいかは書かれていませんでした。聞き先は総務が足します
- 事前の申請期限のように、FAQに書かれていない条件は、Copilot の確認点に挙がります。休暇の回答では「事後の申請は7日以内」はFAQにあるが、事前の期限はFAQにない、と挙げました
Copilot が最後に出す「確認してほしい3点」を、そのまま総務の確認リストにして構いません。
数字を画面で確かめる方法は「毎月の集計表はCopilotに1文で頼めます」にも書きました。
自社の規程に合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、Geminiには作業の前に質問させて数字は式で確かめましょうへ。
