要約 会議のメモを貼って、決定事項・アクション（担当と期限）・保留事項に分けた議事録を、発言の時刻と発言者の出典つきでCopilotに作らせる頼み方です。担当と期限をメモの発言と突き合わせる手順と、決定欄の重複の直し方を載せます。b-jam が合成のメモで試した範囲では、担当と期限の取り違えはありませんでした。
会議メモは先に質問させてから議事録にしましょう
会議の終わりに手元に残るのは、時刻と発言を並べただけのメモです。決まったことと宿題を拾い直し、欠席した人にも回せる形にするのは手間がかかります。
AIに任せるときにつまずくのは、担当や期限の取り違えと、決まっていない議題が決まったことになってしまうことです。だから出典をつけさせ、メモと突き合わせます。
この記事はメモを貼って先にCopilotに1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから議事録を作らせる頼み方です。質問させる型は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じで、ここでは資料と出来上がりの形を議事録に合わせてあります。
貼る文面は次の1通です。最後の【ここに会議メモを貼る】にメモを本文として貼ります。
会議のメモから議事録とアクション一覧を作る作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った会議メモ
【ここに会議メモを貼る】メモはまず合成の10行ほどで試します。実在の会議や人物は入れません。
出来上がりの形は決定・アクション・保留の3つで伝えましょう
形を聞かれたら「決定事項の箇条書き、アクションの表（内容・担当・期限）、保留事項の3つに分けてください」と答えます。守る決まりは「おまかせ」で構いません。Copilot が「元メモにない情報は補わず、数字・固有名・期限は原文どおり記載し、該当箇所を添える」のような案を出して次へ進むことがあります。
読み手と期限の質問は、1文に2つ入ることがあります。そのときは両方に答えます。
見る点は次のとおりです。
- 質問が各応答に1問ずつ来るか。「OK」と返す前に議事録が出ていないか
- ゴールの確認に、メモの出典を添える約束が入っているか
- メモにあった決定事項・アクション・保留事項がすべて入っているか
- 見積を比べて1社に決めた議題があるとき、決まった会社だけが決定事項に入っているか
- 決まっていない議題が、決定事項やアクションに入らず保留事項に置かれているか
担当と期限はメモの発言と1行ずつ突き合わせましょう
議事録で一番困るのは担当と期限の取り違えです。試すときは、メモにわざと次の3つを入れておくと見つけやすくなります。
10:12 森下 備品棚の整理。最初は森田さんがやると言っていたが、森下が引き取ることになった。期限は11/20。
10:22 森田 大掃除の案内メールを全社に出す。担当は野村。期限は11/14の予定だったが、11/12に前倒し。
10:38 森田 欠席の平井さんへの共有は森下がやる。議事録で見る点は3つです。
- 備品棚の整理の担当が、途中で変わった後の森下さんになっているか
- 大掃除の案内メールの期限が、前倒し後の11/12になっているか。根拠に「期限を11/12とした根拠は、メモに明記された前倒し後の日付です」のような説明が付くことがあります
- 平井さんへの共有のように、期限がメモに無い宿題が「記載なし」と書かれ、日付が作られていないか
決定事項とアクションの各行には、「10:03 川口『…B社にお願いすることで決定』」のように、時刻と発言者と原文の引用が付くことがあります。この出典があると、メモの該当行を探して該当行を探しやすくなります。
送る前に決定欄の重複と敬称を直しましょう
Copilot の議事録には、送る前に直したい点が出ることがあります。
- 決定欄の重複: 例：備品棚の整理の担当が森田から森下に変わった件が、決定事項にもアクションにも入る。メモに書いてあることなので誤りではありませんが、二重になるのでどちらかを消します。数量だけが決まった議題（例：新入社員用PCの台数）が、決定事項に入ることもあります。宿題の中身ならアクション側に残します
- 敬称: 同じ議事録の中で「平井さん」と「平井」が混ざることがあります。社内の議事録なら、どちらかにそろえます
- 期限の書き方: 「11/14まで」と「11/20」のように「まで」の有無が揺れます。表の中でそろえます
最後に確認点が3つ挙がることがあります。例：平井さんへの共有に期限が無い点、防災訓練の日程が未決定で保留にした点、案内メールの期限を前倒し後にした点。これは送る前の確認リストにそのまま使えます。
実在の会議のメモを貼るのは、合成のメモで担当と期限の突き合わせに慣れてからにしてください。
数字を画面で確かめるやり方は「毎月の集計表はCopilotに1文で頼めます」にも書きました。
自社の会議に合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、GeminiのAI議事録は会議メモを貼って決定とアクションに分けさせましょうへ。
