Copilotの連絡文を短くして件名や宛名が消えたときは、聞き返しを使い分けましょう

要約　Microsoft 365 Copilot が作った案内文が惜しいときは「もっと短く」「どこが足りない？」「表にして」の3つの言い方を目的で使い分けます。足りない点が分からないときは「どこが足りない？」が向いています。それぞれ何が変わって何が消えるかを示します。送る前に見る点も載せます。

惜しい文は目的に合う聞き返しを1つ選びましょう

Copilot に案内文を頼むと間違ってはいないのに「何か足りない」と感じる文が出ることがあります。つまずくのは何を直したいのか言葉にしないまま聞き返すときです。縮めると件名と宛名が消えることがあります。最初の答えに頼んでいない曜日が足されることもあります。

聞き返しの言い方を直したい目的で3つに分けます。

直したい文が出たチャットの続きで、目的に合う1つだけを送ります。ファイルを作る場面で止まるときの合図は「Copilotの微妙な出力は聞き方で変わります」にあります。この記事は短い連絡文の文面を直す場面です。

最初の頼みは自分の連絡文に替えて送りましょう

まだ直したい文が無いときは新しいチャットで次の頼みを自分の連絡文に替えて送ります。すでに惜しい文があるときは、そのチャットの続きで言い方を送ります。日時・場所・議題は全部書きます。作例の日付（11/12）は例です。

来週の部内会議の案内文を作ってください。日時は11/12の15時から30分、場所は第2会議室、議題は年末の大掃除の分担です。

ほかのプロンプトを見る

案が複数出ることがあります。標準的な案・やわらかめの案・チャット向けの短い案のように並びます。出てきた文を読んで次の3つの中から目的に合うものを1つ送ります。頼んでいない曜日が足されていることもあります。

11月12日（木）

足された曜日や日付はカレンダーで合っているか確かめてから使います。

足りない点が分からないときは「どこが足りない？」と送りましょう

Microsoft 365 Copilot で短い案内文を試した範囲では、「どこが足りない？」は元の日時・場所・議題を足りないとは挙げず、元の文にない項目を確認の形で挙げることがあります。例：

事前準備：担当希望や気になる掃除箇所を考えておいてほしいのか／会議のゴール：「担当箇所を決定する」など、30分でどこまで決めるか／欠席時の対応：欠席する場合、希望担当を事前連絡してもらうか

「部内会議」だけだと定例会に見えるので件名を「年末大掃除の分担について（11/12 部内会議）」にするとよいという指摘も付くことがあります。挙がった項目の中から自分の連絡文に要るものだけを選びます。

直し例が付いたときは日付や期限が元の資料にない値で入っていないか見ます。「〜してほしいのか」と確認の形で挙がった項目は、自分で答えを決めます。日付や期限の値は自分の事情で入れ直します。

縮めたいときは「もっと短く」で消えたものを戻しましょう

「もっと短く」を送ると文が縮んでも日時・場所・議題は残ることがあります。一方で件名と宛名と冒頭の挨拶が消えることがあります。例：

11/12 15:00～15:30、第2会議室で部内会議を行います。議題は年末の大掃除の分担です。よろしくお願いします。

送る前に宛名と件名が必要な連絡かを見て要るものは自分で戻します。

並べて見せたいときは「表にして」の下の文を整理しましょう

「表にして」を送ると日時・場所・議題が2列の表（項目と内容）に入ることがあります。表の下に挨拶と説明の文が残ることもあります。表だけを貼るなら、下の文は消します。

送る前に3点を見ましょう

曜日や日付が足されていないか。直し例に資料にない値が入っていないか。縮めた文から件名と宛名が消えていないか。この3点を見てから送ります。足りない点が見えないときは「どこが足りない？」から始めます。言い方を比べたいときは、新しいチャットで最初の頼みを送り直してから別の言い方を1つだけ送ります。

計算の答えを「もっと短く」で縮めると式が消えて値だけが残ることがあります。使うときは元の文と並べて消えた語や変わった数字がないか見てください。

連絡文を送る前に条件を突き合わせる別の例は「取引先への返信はCopilotに聞いてもらいながら書きましょう」にあります。

自社の連絡文の書式や決まりに合わせた聞き返し方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。

Gemini for Google Workspace をお使いの方は、Geminiが作った案内文を直すときは「この画面に」と頼み日付を空欄にさせてから送りましょうへ。