要約 部下のメモからの週報は、Copilot に先に質問させ、人ごとの「今週の成果・来週の予定・困りごと」に分けた1枚の下書きを出させる頼み方です。人を手伝った行や代わりを頼んだ行で成果の主語を取り違えないか、体調のような個人の情報をどこに書くかを、出た欄で確かめる手順を載せます。
部下のメモを貼って人ごとの週報にまとめさせましょう
取り違えた週報が部長の机に届いてから気づく。週報の取りまとめはメモを読み返して人ごとに成果と予定を拾う作業で、そうなりやすい場面です。誰の成果かの取り違えやメモにない予定の補いに気づかないまま出すと誤った週報が部長に届きます。つまずく真因は2つあります。手伝った人と手伝われた人の成果の区別を確かめないこと。休んだ人の欄の書き方を決めないこと。
先に Copilot に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。読み手と期限と守る決まりが決まらないまま頼むと欄の分け方や「記載なし」の扱いを Copilot 任せにすることになるからです。頼み方の考え方は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じです。この記事はそれを週報の取りまとめに当てはめた形です。
文面を貼り部下のメモを1人1行で添えましょう
最後の【ここに貼る】に部下のメモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。実在の部下の名前や体調の話を含むメモは、自社の決まりで Copilot に入れてよいかを確かめてから使います。最初は次のような架空のメモで試してください。
今週のメモ（営業2課・11/2〜11/6）
原田: A社の見積を11/2に提出した。B社との打ち合わせは来週。久保さんの案件の資料作りを手伝った。
久保: C社の契約更新が完了した。新規の問い合わせが2件あった。資料作りは原田さんに手伝ってもらった。
松尾: 展示会の準備を進めた。ブースの設営業者が決まった。来場の予約は38件。西田さんの代わりにD社のフォローをした。
西田: 体調不良で11/4は休んだ。担当のD社のフォローは松尾さんに代わってもらった。
石川: E社のクレームに対応した。原因は配送の遅れ。再発防止策をE社に提出済み。「手伝った」「代わってもらった」の行と体調の行は、取り違えが起きやすい場所として入れてあります。自分のメモに替えるときも、人の手を借りた行をそのまま残します。1人1行ずつ「名前: 内容」の形で書き、実名は架空の名前に替えます。
文面は次のとおりです。
部下のメモから、部の週報を1枚にまとめる作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った部下のメモ
【ここに貼る】答えは短くて構いません。目的は「部長に今週の部の動きを1枚で報告したい」のように返します。使う資料は「貼ったメモだけ」。形は「人ごとの今週の成果と来週の予定と困りごとに分けた1枚」。読み手と期限は「営業部長で金曜の夕方に出す」。守る決まりが分からなければ「わからない」と答えて構いません。
守る決まりは「わからない」と答えて案を確かめましょう
守る決まりを聞かれたら「わからない」と答えて構いません。文面で頼んでいるので、Copilot が案を示して先へ進むことがあります。例：「部長向けに簡潔な箇条書きにし、5人のメモにない情報は補わず『記載なし』とする」。この案を受けて進めるとメモに来週の予定がない人の欄は、予定を作らず「記載なし」と書かれることがあります。例：
久保 今週の成果：C社の契約更新が完了。新規問い合わせが2件。資料作りについて原田さんの支援を受けた。／来週の予定：記載なし。／困りごと：記載なし。
「記載なし」の欄は本人に聞いて埋めるか、そのまま出すかを自分で決めます。
人ごとの欄は成果の主語を元のメモと見比べましょう
ゴールの確認が出たら、週報が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。出てきた欄は元のメモと次の3点を見比べます。
- 成果の主語: 主な成果は担当した人の欄にあり、手伝った人の欄は「支援した」「代わりに対応した」と書かれているか。例：C社の契約更新は久保さんの成果で、原田さんの欄は「久保さんの案件の資料作りを支援」になる
- 休んだ人の欄の引き継ぎ: 代わりを頼んだ行が休んだ人の「今週の成果」に置かれることがあります。例：西田さんの欄の成果に「担当のD社について、松尾さんへフォローを引き継いだ」と出る。成果として載せるか、別の書き方にするかは自分で決めます
- 数字と日付: 人ごとの欄の後に「数字・日付の確認」のような節が出て11/2・2件・38件・11/4 の出どころが添えられることがあります。自分のメモと1つずつ突き合わせます
b-jam で合成の5人分のメモを使って試した範囲では、成果の主語の取り違えは出ず、メモにない成果や数字も足されませんでした。
体調のような個人の情報は部長に出す前に決めましょう
休んだ理由のメモがあると欄に載ることがあります。例：西田さんの困りごとに「11/4は体調不良で休み」。Copilot は最後の確認点で、この体調の行を困りごとに載せてよいかを個人の健康情報として挙げることがあります。部長に出す週報に書く情報は、自分と本人の間で決めます。書かないと決めたら、その行を消して出します。
同じように石川さんのクレームの対応が「今週の成果」と「困りごと」の両方に載ることもあります。片方にするかを確認点で聞いてくることがあります。そのときは自分で選びます。
質問させる、人ごとの欄を主語・引き継ぎ・数字で見比べる、個人の情報は出す前に決める。この3つを済ませてから部長に出します。次は自分の部の先週のメモを架空の名前に替えて1回試します。
同じ「先に質問させる」型を条件の突き合わせが要るメールに当てはめた例は「取引先への返信はCopilotに聞いてもらいながら書きましょう」にあります。
自社の週報の書式や部長への報告の決まりに合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、部下のメモから週報をGeminiに人ごとにまとめさせましょうへ。
