要約 部下のメモからの週報は、Gemini に先に質問させ、人ごとの「今週の成果・来週の予定・困りごと」に分けた1枚の下書きを出させる頼み方です。メモにない「完了」のような言い切りが混ざることがあるので、見つけ方と直す一言を載せます。休んだ人の体調の行をどこに書くかも出す前に決めます。
部下のメモを貼って人ごとの週報にまとめさせましょう
週報の取りまとめはメモを読み返して人ごとに成果と予定を拾う作業です。出てきた週報を確かめずに部長へ出すと、つまずく点が2つあります。メモには書いていない「完了」のような言い切りが混ざっていても気づけないこと。休んだ人の体調の行をどこに書くか決めないまま出してしまうことです。
先に Gemini に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。読み手と期限と守る決まりが決まらないまま頼むと、欄の分け方や「記載なし」の扱いを Gemini 任せにすることになるからです。頼み方の考え方は「Geminiで表の集計を頼む前に質問させ数字は式で確かめましょう」と同じです。
使うのは Gemini アプリ（gemini.google.com）のチャット画面です。b-jam は入力欄の右に「思考モード」と表示された状態で試しました。自分の画面の表示名を確かめておいてください。
文面を貼り部下のメモを1人1行で添えましょう
最後の【ここに貼る】に部下のメモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。実在の部下の名前や体調の話を含むメモは、自社の決まりで Gemini に入れてよいかを確かめてから使います。最初は次のような架空のメモで試してください。
今週のメモ（営業2課・11/2〜11/6）
原田: A社の見積を11/2に提出した。B社との打ち合わせは来週。久保さんの案件の資料作りを手伝った。
久保: C社の契約更新が完了した。新規の問い合わせが2件あった。資料作りは原田さんに手伝ってもらった。
松尾: 展示会の準備を進めた。ブースの設営業者が決まった。来場の予約は38件。西田さんの代わりにD社のフォローをした。
西田: 体調不良で11/4は休んだ。担当のD社のフォローは松尾さんに代わってもらった。
石川: E社のクレームに対応した。原因は配送の遅れ。再発防止策をE社に提出済み。「手伝った」「代わってもらった」の行と体調の行は、言い切りと体調の扱いを見るために入れてあります。1人1行ずつ「名前: 内容」の形で書き、実名は架空の名前に替えます。
文面は次のとおりです。
部下のメモから、部の週報を1枚にまとめる作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った部下のメモ
【ここに貼る】答えは短くて構いません。目的は「部長に今週の部の動きを1枚で報告したい」のように返します。使う資料は「貼ったメモだけ」。形は「人ごとの今週の成果と来週の予定と困りごとに分けた1枚」。読み手と期限は「営業部長で金曜の夕方に出す」。
守る決まりは「わからない」と答えて案を確かめましょう
守る決まりを聞かれたら「わからない」と答えて構いません。文面で頼んでいるので、Gemini が案を示して先へ進むことがあります。示された案は後で週報を見るときの物差しになるので、読んでから読み手と期限の質問に進みます。
質問が終わるとゴールの確認が3〜5行で出ます。週報がまだ出ていないことを確かめてから「OK」と返します。
週報の言い切りをメモの文と照らしましょう
出てきた欄は元のメモと見比べます。探すのはメモにない言い切りです。出てきた欄に「完了」「受託」のように結果を言い切る語が付くことがあります。例：西田さんの今週の成果の欄に次のように出ます。
担当するD社（西田メモ）のフォロー対応を松尾（西田メモ）へ依頼し対応完了
元のメモは「担当のD社のフォローは松尾さんに代わってもらった」です。「対応完了」の語はメモにありません。同じように久保さんの欄にも「案件資料作成完了」と付くことがありますが、メモは「資料作りは原田さんに手伝ってもらった」です。
見つけ方は週報から「完了」「受託」のような結果を言い切る語を拾い、その行を元のメモの文と並べることです。メモにある語なら残し、ないものは次の節の一言で消します。
b-jam が合成の5人分のメモで試した範囲では、C社の契約更新の主語の取り違えは出ず、メモにない数字や日付も足されませんでした。出所は固有名ごとに「（原田メモ）」のような印で付き、文が読みにくくなりました。部長に出す版に出所の印をどう残すかは、自分で決めます。
直す一言を送ってメモにない言葉を消しましょう
メモにない言葉が見つかったら、新しい質問を重ねずに、直す依頼を1回送ります。例：
2点直してください。西田さんの体調の記載は外して「11/4は休み」とだけ書いてください。メモにない「完了」「受託」などの言葉は足さず、メモの言い方のままにしてください。ほかは変えないでください。1点目は次の節の体調の行の話です。
b-jam が合成のメモで試した範囲では、この1回で2点とも週報に反映されました。「受託」は消え、「完了」はメモにある久保さんの「契約更新が完了した」だけになり、ほかの欄の数字と帰属は変わりませんでした。
直すと週報の全体が出し直されることがあります。直した行だけでなく、全体をもう一度メモと照らします。
体調のような個人の情報は部長に出す前に決めましょう
休んだ理由のメモがあると、欄に載ることがあります。例：西田さんの困りごとに「体調不良による休暇取得（休暇日：11/4［西田メモ］）」。最後の確認点に西田さんの体調の回復や次の週に働けるかを確かめる項目が出ることもあります。個人の情報として扱いに注意するよう促す文は、b-jam が試した範囲では出ませんでした。
部長に出す週報に体調まで書くか、本人の状態を確かめる必要があるかは、自分と本人の間で決めます。書かないと決めたら、上の直す一言のように「11/4は休み」とだけ書かせます。直したあとは確認点の文にも「体調」の語が残っていないかを見ます。
質問させる、人ごとの欄でメモにない言い切りを探す、個人の情報は出す前に決める。この3つを済ませてから部長に出します。次は自分の部の先週のメモを架空の名前に替えて1回試します。
Microsoft 365 Copilot を配られた方は「部下のメモから週報をCopilotに人ごとにまとめさせましょう」をご覧ください。
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