要約 稟議書は購入の検討メモを貼って Gemini に先に質問させ、自社の項目順を伝えるとその順で出ます。メモにない「採用案」を Gemini が決めて書くことと、期間を伝えたあとに古い確認点が残ることがあります。送る前に見る点と金額の式の確かめ方を、貼るだけの文面つきで載せます。
検討メモを貼って自社の項目順で稟議書を作らせましょう
稟議書は書式が決まっています。項目が足りないと差し戻され、金額の根拠が弱いと承認が止まります。つまずく真因は2つあります。Gemini が書いた案の選び方や数字を確かめずに申請すること。自社の項目順を伝えないまま書かせること。
先に Gemini に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。頼み方の考え方は「Geminiで表の集計を頼む前に質問させ数字は式で確かめましょう」と同じです。
貼る文面と検討メモ
Gemini アプリ（gemini.google.com）の新しいチャットに貼ります。最後の【ここに貼る】には、検討メモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。最初の1回は次の架空のメモで試し、慣れたら自分のメモに替えます。
複合機の入れ替え 検討メモ（総務課）
・いまの複合機: 2019年に導入。リース料は月額38,000円。今年の故障は4回。
・案1: X社の複合機。リース料は月額32,000円。リース期間は5年。保守料はリース料に含む。
・案2: Y社の複合機。リース料は月額29,500円。保守料は別に月額4,000円。
・入れ替えの希望時期: 2027年1月
・承認者: 総務部長案2にはリース期間を書いていません。メモにない値を作っていないかを見るための欠けです。メモのどこにも、どちらの案にするかは書いていません。自分のメモにはいまの状況・案ごとの金額と期間・希望時期・承認者を1行ずつ書きます。自分のメモに替えるときは、社内の決まりで Gemini に貼ってよい情報だけにします。分からない項目は空けたまま貼ります。
文面は次のとおりです。
購入の検討メモから、稟議書を下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った検討メモ
【ここに貼る】自社の項目順は「守る決まり」を聞かれたときに答えましょう
質問は1問ずつ来ます。出来上がりの形を聞かれたら、書式が決まっていても「わからない」と答えて構いません。Gemini が一般的な区分を案として示して先へ進むことがあります。
自社の項目順は次の「守る決まり」を聞かれたときに答えます。例：「社内の稟議書は件名・目的・内容・金額・比較・導入時期・承認者の7項目で書く決まりです」。この答えを返すと、Gemini が「指定の7項目…に沿って作成いたします」と返し、OKの後の稟議書も「1. 件名」から「7. 承認者」までの見出しの順で出ることがあります。自社の項目名と順に替えて答えてください。読み手と期限を聞かれたら承認者と申請日を答え、申請日が自分の日付と合っているか見ます。
ゴールの確認が出たら、稟議書が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。
案を決めたのが誰かを稟議書で見ましょう
メモにはどちらの案にするかが書いてありません。それでも Gemini が案を決めて書くことがあります。例：
- 比較の表の見出しが「案1（採用案：X社［出典: 検討メモ］）」「案2（比較案：Y社［出典: 検討メモ］）」になる
- 選定理由に「案1を選定する」と書かれる
- 目的にメモにない「老朽化」「業務支障」という言い方が入る（メモは「2019年に導入」「今年の故障は4回」までしか書いていません）
月額は案1が32,000円で案2の33,500円（29,500円＋保守料4,000円）より安く、案2は期間が分からず機種の仕様も比べていません。選ぶのはメモを書いた自分です。
最後の確認点にも注意します。確認点には「案2（Y社）のリース期間」「現行機の契約満了月と解約関連費用」「機種の仕様・機能要件の充足」のような点が挙がります。案1を採用案にしてよいかという点は挙がらないことがあります。b-jam が合成の検討メモを Gemini（思考モード）で試した範囲では、案1の採用は確認点に出ませんでした。稟議書の「選定する」の文を読み、自分の判断と同じかを確かめます。違うときや決めていないときは、その文を自分で直します。
期間を伝えて総額を足したら確認点も読み直しましょう
メモにない案2の期間は「記載なし（※資料に記載なし）」と書かれ、総額は出ません。期間を自分で調べたら、Gemini に伝えて総額を足させます。例：「案2のリース期間は5年と確認できました。比較に、両案の5年間の総額を式つきで加えてください。ほかは変えないでください。」
比較の表の案2の期間が「リース期間：5年［出典: ユーザー回答］」に変わり、5年間の総額の行が加わることがあります。表の行と選定理由の一節の例：
案1：1,920,000円［計算式: 32,000円 × 12ヶ月 × 5年 = 1,920,000円］ 案2：2,010,000円［計算式: 33,500円 × 12ヶ月 × 5年 = 2,010,000円］ 案1の方が90,000円安価［計算式: 2,010,000円 - 1,920,000円 = 90,000円］
一方で、「ほかは変えないでください」と添えて頼んだところ、確認点1の「検討メモに案2の契約期間の記載がありませんでした。」は最初のまま残りました。期間はもう分かっているのに、確認点だけが古くなります。総額を足したら稟議書の本文と合わせて確認点も読み直し、古くなった点は自分で消します。
金額は式を読んで電卓で1つ確かめましょう
金額と比較には式が付きます。例えば現行機と案1の差は38,000円から32,000円を引いた6,000円のように、［計算式: …］が添えられます。
式を読むと、どの数字をどう足したかが分かります。1つは電卓で叩いて稟議書の金額と合うかを確かめます。b-jam が合成のメモで試した範囲では、メモの数字から出した金額には式が付き、電卓で叩き直した値と合いました。導入費や電気代のようにメモにない費用は数字が書かれませんでした。確認点に挙がった費用は解約関連と撤去・データ消去までで、導入費や電気代は挙がりませんでした。申請する前に足りない費用を自分で確かめます。
案の採用を確かめる、期間を伝えたら確認点を読み直す、金額の式を1つ電卓で確かめる。この3つを済ませてから申請します。次は自社の稟議書の項目名を書き出してから試します。
Microsoft 365 Copilot を配られた方は「稟議書はCopilotに聞き出させながら下書きし金額の計算は式で確かめましょう」をご覧ください。
自社の稟議の書式や承認の決まりに合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
