要約 稟議書は購入の検討メモを貼って Copilot に先に質問させ、自社の項目順を伝えるとその順で出ることがあります。メモにない値（契約期間・総額・年）を作っていないかと金額の式を電卓で1つ確かめる手順を載せます。貼るだけの文面つきです。
検討メモを貼って自社の項目順で稟議書を作らせましょう
稟議書は書式が決まっています。項目が足りないと差し戻され、金額の根拠が弱いと承認が止まります。メモにない期間や総額が入っていても気づかずに申請すると差し戻されます。つまずく真因は2つあります。自社の項目順を伝えないまま書かせること。メモにない値や計算を確かめずに申請すること。
先に Copilot に1問ずつ質問させ、ゴールを確認してから作らせます。頼み方の考え方は「Copilotには作業の前に質問させましょう」と同じです。メールの返信は自由な書式ですが、稟議書は項目が決まっている点が違います。取引先への返信の頼み方は「取引先への返信はCopilotに聞いてもらいながら書きましょう」にあります。
貼る文面と検討メモ
最後の【ここに貼る】に、検討メモを本文として貼ります。ファイルは添付しません。最初の1回は次の架空のメモで試し、慣れたら自分のメモに替えます。
複合機の入れ替え 検討メモ（総務課）
・いまの複合機: 2019年に導入。リース料は月額38,000円。今年の故障は4回。
・案1: X社の複合機。リース料は月額32,000円。リース期間は5年。保守料はリース料に含む。
・案2: Y社の複合機。リース料は月額29,500円。保守料は別に月額4,000円。
・入れ替えの希望時期: 2027年1月
・承認者: 総務部長案2にはリース期間を書いていません。メモにない値を作っていないかを見るための欠けです。自分のメモにはいまの状況・案ごとの金額と期間・希望時期・承認者を1行ずつ書きます。自分のメモに替えるときは、社内の決まりで Copilot に貼ってよい情報だけにします。分からない項目は空けたまま貼ります。
文面は次のとおりです。
購入の検討メモから、稟議書を下書きする作業を手伝ってください。
先に作業せず、次の順で進めてください。
手順1 質問
・私に1問ずつ質問してください。全部で5問以内です。
・聞く順は、目的、使う資料、出来上がりの形、守る決まり、読み手と期限です。
・私が「わからない」「おまかせ」と答えたら、あなたの案を示して次へ進んでください。
手順2 ゴールの確認
・質問が終わったら、目的、入力、出力、守ること、確認方法を3〜5行でまとめてください。
・私が「OK」と返すまで、作業を始めないでください。
手順3 作業
・OKの後で作業してください。
・数字と固有名は、元の資料のどこから取ったかを添えてください。資料にない数字は作らないでください。
・最後に、私が確認すべき点を3つ挙げてください。
・合計、割合、日付の言い換えは、計算式か根拠を添えてください。
・資料にない日付や数字に置き換えないでください。
使う資料: 下に貼った検討メモ
【ここに貼る】自社の項目順は「守る決まり」を聞かれたときに答えましょう
出来上がりの形を聞かれたら、書式が決まっていても「わからない」と答えて構いません。Copilot が一般的な稟議書の形（件名・目的・理由・比較・申請内容など）を案として示して先へ進むことがあります。自社の項目順は次の「守る決まり」で答えます。
自社の項目順は守る決まりを聞かれたときに答えます。例：「社内の稟議書は件名・目的・内容・金額・比較・導入時期・承認者の7項目で書く決まりです」。この答えを返すとゴールの確認に7項目が並び、OKの後の稟議書も7項目の見出しの順で出ることがあります。自社の項目名と順に替えて答えてください。
ゴールの確認が出たら、稟議書が出ていないことを確かめてから「OK」と返します。
メモにない値は書かれていないか見ましょう
メモにない値を作らないよう頼んであるので、足りない値は「記載なし」と書かれることがあります。例：
※Y社案はリース期間が資料に記載されていないため、契約期間全体の総額は算出していません。
この一文は期間を当てはめた総額を作っていない目印です。金額の欄に期間を当てはめた総額が入っていないかも合わせて見ます。比較の表も期間の欄が「記載なし」になることがあります。総額を入れる必要があるときは、足りない期間を自分で調べて書き足します。
年が足されることもあります。読み手と期限を聞かれたら、承認者と申請日を答えます。申請日を「11/10」と答えると「申請日：2026年11月10日」のように年が補われることがあります。年と日付が自分の申請日と合っているか見ます。
金額は式を読んで電卓で1つ確かめましょう
金額と比較には式が付くことがあります。例えばY社案の月額は29,500円に保守料4,000円を足した33,500円、X社案の5年間のリース料総額は32,000円に12か月と5年を掛けた1,920,000円のように、式が添えられます。
式を読むとどの数字をどう足したかが分かります。1つは電卓で叩いて稟議書の金額と合うかを確かめます。現行機の保守料や解約金・残りの期間が、メモに記載されていない点として確認点に挙がることがあります。導入費・撤去費・電気代のようにメモにない費用は、確認点に出ないことがあります。申請する前に足りない費用を自分で確かめます。
最後の確認点には人が決めることが挙がることがあります。例えば、X社案を採用候補として明記してよいか、メモに最終的な選定結果がない、といった点です。この決定はメモを書いた自分が行います。
b-jam で合成の検討メモを使って試した範囲では、メモにないリース期間を当てはめず、メモの数字から出した金額には式が付きました。
項目順を伝える、メモにない値は書き足す、金額の式を1つ電卓で確かめる。この3つを済ませてから申請します。次は自社の稟議書の項目名を書き出してから試します。
金額の式を電卓で確かめる考え方は「毎月の集計表はCopilotに1文で頼めます」にも書きました。
自社の稟議の書式や承認の決まりに合わせた頼み方を一緒に作りたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。
Gemini for Google Workspace をお使いの方は、稟議書はGeminiに聞き出させながら下書きし採用案と金額の式を確かめましょうへ。
